Goede administratie kan u op de hoogte houden van de financiële situatie van het bedrijf. Stijgen uw inkomsten of uitgaven? Welke klanten hebben nog niet betaald? De administratie is daarom ook een belangrijk middel om uw bedrijf te helpen sturen. Daarnaast bent u wettelijk verplicht om een administratie bij te houden.
De eisen voor de administratie
De Belastingdienst stelt eisen aan de administratie van bedrijven. U moet het volgende opnemen in de administratie.
- Facturen: ontvangstbewijzen van facturen en de kopieën van uitgaande facturen
- Overzichten van de transacties
- Administratie van de kas
- Contracten met klanten en leveranciers
- Registratie van uren
- Auto en/of openbaar vervoer registratie
- Belastingen, zowel de btw als de inkomstenbelasting
- Een modelovereenkomst (voorheen VAR genoemd)
- Bedrijfscorrespondentie, denk hierbij aan e-mails, brieven, offertes, brochures, faxberichten en contracten
Houd uw administratie bij
Hoe lang moet u de administratie van uw bedrijf bewaren? De basisgegevens die u beheert hebben een bewaartermijn van minimaal 7 jaar. De basisgegevens omvatten in ieder geval:
- Administratie van de debiteuren en crediteuren
- Inkoop en verkoopmanagement
- Grootboek
- Voorraadadministratie
- Salarisbeheer
Voor gegevens over onroerend goed en gebruiksrechten op onroerend goed is de bewaartermijn minimaal 10 jaar. Slaat u gegevens digitaal op? Dan moet u ervoor zorgen dat de programma’s en bestanden nog steeds toegankelijk zijn tijdens de bewaartermijn.
Digitale boekhouding of papieren boekhouding
Met de Algemene Administratie Belastingen en Douane kunt u afspraken maken over de vorm van gegevensopslag: via digitale boekhouding of schriftelijk. En hoe gedetailleerd je het bewaart. Bijvoorbeeld of het nu een dagrapportage is of een telwerkblad. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd door de Algemene Belastingdienst en de Douane.